如何在远程工作时与同事保持联系

ESSEC商学院管理学教授Anca Metiu

未来的到来比预期的要快.在过去的一年中，世界各地的工人收拾办公桌，开始与过去经常见面的同事进行远程合作.即使考虑到那些已经做过兼职工作的人，远程调整为100％工作的速度也非常出色.尽管相距遥远，但我们还是利用指尖丰富的技术来与同事，经理和朋友保持亲密接触.

正式会议变成了Zoom，Microsoft Teams或Google Hangouts上的一排排面孔.长期以来一直被认为是创新的关键的非正式接触消失了.然而工作正在完成，项目正在推进，新的想法正在涌现.

远程工作

来源:Judit Peter/Pexels

这怎么可能?与如此遥远的人有何感触如此亲密?

面对危险情况，人们被证明具有显着的韧性，灵活性和机智.流行病可能加速了组织和社会已经深入研究的趋势.同样，技术的无处不在，加上保护人类生命的紧迫性，很可能导致采用新的工作方法的飞跃.两种解释都是合理的.它们也与一项研究结果相符，在这项研究中，我和我的同事研究了使人们感到与遥远的同事亲近的因素.

我的研究确定了有助于解释适应远程工作的速度和流畅性的具体因素.我们与我的合著者Michael Boyer O' Leary(乔治敦大学)和Jeanne Wilson(威廉与玛丽学院)一起使用
感知到的接近度
描述同事之间的亲密感.

在BC(COVID-19之前)世界中，我们的研究表明，同事之间的物理距离(客观接近度)实际上与亲近感(感知到的接近度)之间存在较弱或混合的关系-对关系质量没有影响.换句话说，平均而言，人们感觉到与远程协作者的距离与与远程协作者的距离一样近.

几年前，这些发现令人惊讶.如今，它们似乎是先例.

我们还发现，人们通过技术进行交流以发现深刻的相似之处并建立共享的经验库时，会与远方的人产生亲密的感觉.尽管看似不具个性，但技术可用于建立社区和联系:考虑约会应用程序和社交媒体网络的普及.尽管在物理上相距遥远，但也可以在工作场所使用技术以保持与同事之间的联系(从两个方面来说)，这是有道理的.

这些发现有助于解释适应的速度和有效性.在封锁的最初几周，同事们依靠的是现有的共享经验库.此外，我们分享了适应新常态的怪异和压力.

随着危机的继续以及组织和员工的决定，他们希望继续(至少部分地)进行远程工作，由于营业额，新市场的扩张等原因，该池可能会减少和减少.因此，经理和领导者应该不要宣布过渡成功，而要无限期地继续其当前做法.随着时间的流逝，语境的丧失将会增加，从而给协作和士气带来后果.因此，我们所有人都需要做出努力，以防止这种巨大的上下文损失损害协作.

在实践中看起来像什么?以下是四项基于研究的管理建议，这些建议与当前情况相适应.

1.确保分散的团队有时间建立联系.

花时间确定，学习和讨论共同基础的领域很重要，因为这为建立信任和牢固的关系奠定了基础.团队必须克服以超级任务为中心的趋势；人们需要有机会识别与表面相似性(人口统计学特征)相对的深层相似性(对工作的态度，可靠性，价值观).

技术可以创建遥远的其他人的生动图像，减少关于其他人的不确定性.工作，并帮助我们设想其他人情况.经理可以实施的一种做法是定期进行虚拟的“喝咖啡休息时间".在这里，团队成员有机会像面对面那样闲聊工作和非工作主题.

2.以可预测的常规方式进行过度沟通.

这似乎很痛苦，但我认为交流的数量和可预测性是(从我们的工作和其他工作中)消除角色模糊不清的主要课程，围绕角色明确性，错误归因的倾向和防止冲突升级的趋势.

在远程工作中，没有比与团队成员共享想法而不回听他们更糟糕的事情了.
他们不喜欢我的想法吗?他们忙于工作吗?他们在度假吗?还是真的有问题?
...您明白了.当队友不接触时，车轮旋转太快.考虑到危机的特殊情况，例如部分失业和家庭教育，这可能会变得特别复杂，这意味着人们的时间表可能会有所不同.在这种情况下，邮件很容易掉入裂缝，尤其是当您没有看到走廊上的同事来回荡自己的记忆时.

我们如何避免玩断电话游戏?一种方法是通过建立一个较大的小组和较小的小组的常规电话，成员在此共享他们一直在从事的工作，人们有机会进行讨论.例行会议还可以确保团队成员相互了解对方的工作量，休假时间等，以减少沿途走线的可能性.

要(尝试)创造一个短语，重要的是没有缺憾或距离，因为它是沉默.这是项目经理的工作:奠定通信基础设施.

3.信任您的员工和同事.

另一个管理要点是，在危机中和平时都可以信任员工.针对COVID-19危机的大多数改编都是在管理人员的指导和IT部门的技术协助下单独进行的.我们可以同意，转向在线工作主要是由于个人的努力，主动性和想法.人们重视使自己感到有价值的自主权(以及他们的努力得到认可和称赞，重视时).他们希望维持这种自治，直到现在为止，他们都被吹捧为白领阶层的精英阶层的特权.

经理必须承认员工"努力，向他们表示祝贺，并就员工如何看待工作的未来以及危机时期的实践和教训进行坦率的讨论，以期保持其希望和平静的未来.人们经常对远程工作感到担忧，这是它对生产力的影响，有些人担心员工在家时可能会分散注意力并降低工作效率.过去的研究表明情况并非如此，远程工作实际上可以提高生产力(参见Bloom等人，2014年)，突出了信任员工和同事完成工作的重要性.

一项相关的建议是将此邀请扩展到对从事此工作的员工进行坦率的讨论，以讨论完成工作的理想方式
不是
由于他们所在的部门而切换到远程工作.收银员，护士，医生，驾驶员，清洁工和其他基本工人都适应了在危险条件下的工作.他们这样做并没有什么杂音.随着危险的增加，责任和尊严也随之增加.让我们承认，这种尊严包括在其工作的组织和执行方式上拥有发言权的权利.

4.听员工的话更大的担忧.

另一项建议是听取可能因个人问题而不得不承受更大压力的员工的声音. COVID-19危机突显出，由于住宿条件狭窄，家庭教育，甚至家庭暴力，家庭前台可能成为员工的巨大压力来源.虽然不是经理解决此类问题的责任，关注员工的特殊需求，调整计划以尽可能缓解压力以及友好倾听可能会走很长一段路.

做到这一点的一种方法是鼓励人们尽早参加虚拟会议，并在会议结束时留出时间进行社交.这使人们有机会进行非正式讨论.另一种更主动的方式是为有需要的人提供聆听的声音.

在危机时期，人们往往对自己和世界学到很多东西.当前危机的教训将随着时间的流逝而发展，但是我们已经知道一件事.尽管我们可能不是每天与同事在办公室，共享办公室并在咖啡机旁聊天，但我们仍然可以建立我们的关系并进行富有成效的合作.换句话说，我们可以相距遥远，但仍会感到接近.

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