如何有效利用团队会议时间

问:我每周与我的团队进行一小时的会议.那段时间很宝贵，但我很难优先考虑如何使用它.当我调查我的团队想要什么时，每个人都想要不同的东西，所以无论我做出什么决定，都会激怒一些人.每次我设定议程时，都会有一个紧迫的问题需要优先考虑，因此很难为团队(他们真正需要的)进行技能培养和发展.他们还需要 10-15 分钟来完成工作.我喜欢民主地做事，但这在这种情况下不起作用.帮助！

A:团队会议名声不佳，但它们是无价的工具.他们是解决紧急问题、完成工作和做促进团队参与的事情的内置场所:欣赏、社交联系和专业发展.但紧迫的事情所带来的压力——以及在最后一刻把议程放在一起的(非常常见的)坏习惯——通常意味着时间没有得到很好的利用.

作为团队的领导者，您的工作是确保您在一起的时间充分利用在您的员工想要的东西上(声音很重要)，而且您作为他们的领导者知道他们需要什么.一个有用的工具是标准化的议程模板.这消除了对会议应该涵盖的内容的猜测，并确保团队发展的那些重要但不紧急的组成部分——比如认可和联系——不会永远被推迟.以下是建立参与度的一小时会议的示例:

• 5 分钟:循环破冰.这让每个人都进入了发言模式，并经常提出可能在会议之外发生的社交话题:“嘿，我最喜欢的电影也是《变矮子》.我最喜欢的场景是……"
• 5 分钟:大喊大叫/感谢.要求每个人分享别人做过的很棒的事情，或者不那么谦虚地吹嘘自己或他们的团队.您可以混合格式或问题，或者保持标准化(且快速).
• 15 分钟:紧急问题.在会议前一天与团队讨论需要解决的任何问题.如果没有任何事情，请将此时间让给其他议程项目.
• 15 分钟:正常业务.这可以是进度报告、新政策的更新、五分钟的帮助请求或一般的完成工作
• 15 分钟:轮换主题.每月利用这个时间轮换您的团队(或您)想要讨论的一些主题.这可能包括专业发展、深入研究特定问题、更长的团队发展活动等.一种策略是在议程模板的底部保留潜在议程主题的运行列表.在每次会议结束时，在行动项目期间，就人们对下一次会议的轮换主题的需求征求意见.这让您的团队拥有发言权(您重视的“民主")，但也让您担任领导角色.
• 5 分钟:会议回顾和行动项目，让每个人都知道接下来会发生什么.

带有轮换“特殊主题"的标准化模型还为团队成员提供了站出来领导不同部门的空间，这是利用团队优势的好方法(另一个参与的核心工具).新人，或者那些刚刚学会促进的人，可以承担一些标准化的事情，比如破冰船.那些准备好并兴奋地接受更复杂的事情的人可以与您一起设计专业发展或深入的问题解决会议.那些对领导某个部分不感兴趣的人也可以有效参与，因为他们知道每周会发生什么.

而且——可能是最重要的——你可以将你一直在议程发展焦虑上花费的精力用于更有效的用途.